Alle informatie over het aanmelden voor de opdrachten is op de website van de Europese Commissie te vinden. De pagina’s met daarop alle opdrachten, de algemene documentatie, inschrijf- en applicatieformulieren, en de documentatie betreffende de legale aard zijn met name belangrijk voor geïnteresseerden.

In overleg met de overheid is bepaald dat de NIDV en RVO zullen fungeren als uitsluitend communicatiepunt tegenover het Ministerie van Defensie en EZK om overbelasting te voorkomen. Er worden door de NIDV, in samenwerking met RVO, regelmatig informatiebijeenkomsten georganiseerd.

Cofinanciering  

De EDF verordening bepaalt dat projectvoorstellen aan de EC, naast de subsidie die niet volledig dekkend is, aan moeten geven hoe de resterende financiële dekking is geregeld. Aanmeldingen voor onderzoeks- en ontwikkelingsopdrachten worden niet goedgekeurd zonder dat de financiële dekking is aangegeven. De overheid heeft beperkte mogelijkheden bij te dragen aan de restfinanciering. Zowel binnen het Ministerie van Defensie als Economische Zaken en Klimaat worden fondsen hiervoor voorbereid. Voorwaarde bij Defensie is concrete aansluiting bij defensiebelang. Bij EZK zal de passendheid binnen de Defensie Industriestrategie zwaar meewegen. Zodra aanvullende informatie beschikbaar is zal die op deze website worden vermeld.

Voor projectvoorstellen worden multinationale consortia gevormd. Teneinde uitzicht te hebben op de versterking van EU krijgsmachten na de ontwikkelingen in een project door daadwerkelijke verwerving, is het gebruikelijk dat de lidstaten waarin de consortiumdeelnemers zijn gevestigd een zogenaamde Letter of Intent afgeven. In Nederland kan hiervan alleen sprake zijn indien het defensiebelang dit rechtvaardigt. Andere steun in de vorm van beschikbaar stellen defensie faciliteiten etc., kan teven worden overwogen.

Hoe vraag ik steun aan bij de Nederlandse overheid?

Bij de projectvoorstellen in het EDF heeft een consortium mogelijk de steun nodig van nationale overheden en mogelijk wilt u financiële steun vragen aan het Ministerie voor Defensie of het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat voor het deel dat niet wordt vergoed door de EC. Als u betrokken bent bij een projectvoorstel en u wilt deze vragen voorleggen aan de overheid, kunt u contact opnemen met ons bovenstaande contactpersoon, of Boy Dacier (RVO), en Victor Hartong (RVO). Zij zorgen dat uw verzoek wordt voorgelegd aan de juiste persoon binnen de overheid, eventueel na overleg met u. Daarvoor hebben ze de volgende informatie nodig:  

1. Indiener (organisatie, naam, mailadres, tel. nr);
2. Verwijzing naar het topic in het EDF -werkprogramma, inclusief projectnaam;
3. Sluit uw voorstel aan bij een Nederlandse defensiebehoefte:
   1. Zo ja welke;
   2. Waarop baseert u dat (documenten, gesprekken etc.);
   3. Zo nee, sluit uw voorstel aan bij een buitenlandse defensiebehoefte? In dat geval, welke en waarop baseert u dat (documenten, gesprekken etc.);¹
4. Betreft het een onderzoeksproject (R) of ontwikkeling (D);
5. Korte beschrijving inhoud voorstel (3 tot 5 pagina’s);
6. Bent u in overleg met mogelijke consortiumpartners:
   1. Namen betrokken andere organisaties (bedrijven, kennisinstellingen) in Nederland;
   2. Namen van betrokken organisaties (overheden, bedrijven, kennisinstellingen) buiten Nederland;
7. Standpunt en in welke vorm steun van buitenlandse overheden t.a.v deze kandidaten, met evt. financieringsinzet;
8. Indien u cofinanciering vraagt, zal uw bedrijf gebruik maken van artikel 15.1 dan wel 15.2 voor indirecte eligible kosten? [Zie p112 Guide for Applicants]
9. Deadline besluitvorming deelname aan consortium;
10. Concreet verzoek aan de overheid (aard en mate van steun van Nederlandse ministerie van Defensie of Ministerie van Economische Zaken en Klimaat voor:
    1. Ondersteuning “in kind” zoals projectidee, Letter of Support, Letter of Intent;
    2. Ondersteuning in de vorm van cofinanciering. Zo ja, gedetailleerde berekening verzochte steun voegen;
11. Het EDF is bedoeld voor EU bedrijven. Alleen bij uitzondering en onder strikte voorwaarden kunnen bedrijven in (potentiële) eigendom en onder zeggenschap van een entiteit in een derde land (“derde landen/niet EU zeggenschap”) mee doen (zie o.a. art 10.2 van de EDF verordening). Om die reden dient u dan ook verklaring van eigendom, informatie over zeggenschap, aandeelhouders en bedrijfsstructuur te overleggen (zie als voorbeeld Bijlage 5.1 bij ABDO ). Is sprake van een dergelijke “derde landen/niet EU zeggenschap” van uw bedrijf of verwacht U die op korte termijn? In dat geval moet U aangeven welke specifieke maatregelen U zult treffen om te voldoen aan hetgeen gesteld is in de verordening (bijv maatregelen om zeggenschap over, IPR en informatie van het project binnen de EU te houden);
12. Expliciete verklaring dat uw verzoek kan worden geëvalueerd door de overheid.

(¹ In gesprekken tussen overheden kan het nuttig zijn als de Nederlandse overheid hiervan op de hoogte is.)

In welke calls de Nederlandse krijgsmacht en ministerie van Defensie geïnteresseerd zijn is nog niet bekend. De NIDV en RVO blijven nauw betrokken bij de Interdepartementale Coördinatiegroep Europese Defensiesamenwerking (ICG EDS) om zo snel mogelijk meer informatie hierover bekend te kunnen maken.   

Het Europees speelveld  

Naast potentiële afname door een Europese krijgsmacht is internationale samenwerking essentieel voor goedkeuring van EDF-voorstellen. Met uitzondering van opdrachten onder de categorie Disruptieve technologie, komen alleen samenwerkingsprojecten in aanmerking voor EDF-budget wanneer er industrie uit meerdere EU-lidstaten betrokken zijn. Conform de EDF Verordening betekent dit dat er minstens drie verschillende bedrijven/kennisinstellingen van drie verschillende lidstaten moeten deelnemen. Noorwegen heeft zich met het EDF geassocieerd en wordt in deze context dan ook als lidstaat gerekend.

Het kan moeilijk zijn om Europese partners te vinden, met name als dit Europese speelveld nieuw voor u is als onderneming. Als dit voor u het geval is, aarzel dan niet om met de NIDV of RVO contact op te nemen via de bovenstaande contactpersoon. Onze ervaring met het begeleiden van deelnemers tijdens de twee proefprogramma’s van de Europese Commissie hiervoor heeft ons veel inzichten verschaft over deze werkomgeving. Daarnaast biedt de NIDV verschillende mogelijkheden tot internationale matchmaking en platformen om kennis te maken met binnenlandse- en buitenlandse bedrijven.